Plusieurs raisons poussent à effectuer des appels d’offres dans la logistique. Entre réduction des coûts et expérience client, il est souvent recommandé de changer de transporteurs pour satisfaire vos besoins. Alors que de nombreux transporteurs sont déjà présents sur le marché, il est important de les sélectionner à partir de critères solides.
Pour cela, un cahier des charges doit être préparé et quelques éléments sont à garder à l’esprit. En exposant clairement vos besoins, vous donnez aux transporteurs potentiels une idée précise de ce que vous recherchez et vous augmentez les chances de recevoir des propositions qui répondent à vos attentes.
Un cahier des charges incomplet, c’est le risque pour votre entreprise d’être confrontée à des prestations complémentaires pour répondre à des besoins non précisés en amont.
Dans cet article, nous allons passer en revue les éléments essentiels d’un cahier des charges gagnant. Que vous vous prépariez à manager vous-même un appel d’offres ou que vous souhaitiez simplement mieux comprendre le processus, poursuivez votre lecture !
1. Quels sont les différents objectifs d’un appel d’offres transport ?
La préparation d’un appel d’offres est une tâche complexe qui ne doit pas être prise à la légère.
La première étape consiste à identifier les objectifs de l’appel d’offres transport. Cela vous permettra de mieux cibler vos besoins lors de la préparation du cahier des charges.
Un d’appel d’offres transport peut varier en fonction des besoins d’une entreprise à l’autre mais répond à plusieurs problématiques communes :
- La réduction des coûts : l’objectif est de réduire les coûts de transport tout en maintenant ou en améliorant les niveaux de service. Pour rappel, les revalorisations tarifaires des transporteurs ont lieu chaque fin d’année pour être applicables en début d’année.
- Service client : l’objectif est d’améliorer le service client en réduisant les temps de transit, en augmentant la fiabilité, etc.
- Planification de la capacité : l’objectif est d’ajouter de la capacité en prévision de la croissance future.
Un appel d’offres est un moyen de garantir une concurrence équitable et ouverte. Après avoir défini un cadre, la relation entre chargeurs et transporteurs ne peut qu’être synonyme de transparence. Cependant il faut bien le préparer en amont. Cette étape concrétise la phase de définition des besoins. Il est nécessaire de s’assurer de bien les retranscrire et particulièrement ceux non-satisfaits par la solution existante.
Néanmoins, il faut être prêt à modifier quelques-uns de ces besoins ou certaines contraintes si plusieurs transporteurs vous opposent une fin de non-recevoir.
2. Que devez-vous prendre en compte lorsque vous rédigez un cahier des charges pour un appel d’offres transport ?
Lors de la rédaction du cahier des charges de votre appel d’offres transport, il y a différents éléments clés à prendre en compte.
Tout d’abord, vous devez avoir une compréhension claire de la carte de vos flux logistiques. En effet, effectuer une cartographie des flux fournit un moyen clair et concis d’identifier tous les points de chargement, de collecte et de livraison, ainsi que des éléments chiffrés (prix transport par client, prix kg par transporteur,…) qui pourraient avoir un impact sur la fluidité des flux et le prix. Elle peut donc aider à distinguer les zones susceptibles d’être améliorées. Ainsi en photographiant votre activité transport , vous pouvez être sûr que votre cahier des charges tient compte de toutes les spécificités potentielles de votre activité (type de produit expédiés, poids moyen par expédition, prix par destination,…)
L’activité de l’entreprise doit être prise en compte lors de la rédaction des spécifications d’un appel d’offres transport, cela permettra de s’assurer que les services fournis répondent à vos attentes. Prendre le temps de considérer tous les aspects de l’activité de l’entreprise permettra de créer un appel d’offres plus précis et donc plus fructueux.
En outre, la rédaction d’un cahier des charges pour un appel d’offres transport demande à respecter plusieurs règles d’or:
- Être concis
- Être précis
- Identifier les contraintes et les impacts
- Prioriser les points importants
- Anticiper les évolutions possibles
3. Quels sont les éléments principaux d’un bon cahier des charges ?
Une fois que vous avez pris en compte tous les éléments mentionnés ci-dessus, vous pouvez commencer à rédiger votre cahier des charges. Vous trouverez ci-dessous une liste non exhaustive, mais qui vous donnera une idée de ce qu’il faut y inclure.
– Présentation de l’entreprise
Il est important de donner un aperçu de votre entreprise, de votre marché, de vos clients, de vos produits, de votre modèle économique, de vos chiffres clés ou encore de votre ambition. Cela aidera le ou les potentiels transporteurs à comprendre votre activité et déterminer s’ils sont en mesure de répondre à vos besoins.
– Objectifs de l’appel d’offres
Il est important de préciser pour quels types de flux et quel type de conditionnement l’appel d’offres est mis en place. Cela permettra de s’assurer que seules les propositions qui répondent à vos besoins sont soumises.
– Caractéristiques des flux
Suite à une cartographie des flux, de nombreuses données peuvent être extraites et venir compléter cette section. Il est important d’identifier l’origine et la destination des flux de l’entreprise, les types de transporteurs utilisés, le poids total et le nombre d’expéditions sur une période donnée.
– Planning de l’appel d’offres
Un planning permet de visualiser les dates importantes relatives à l’appel d’offres de transport. Cela vous permettra de planifier votre travail et aidera également le ou les transporteurs potentiels à savoir quand ils doivent fournir leur proposition.
– Caractéristiques détaillées des produits expédiés
Cette section comprend des renseignements sur les différents types de conditionnement/emballage.
En outre, il est essentiel de préciser le type de produits ainsi que le poids moyen, les dimensions des palettes et la valeur des envois. Ces informations aideront le transporteur à déterminer s’il dispose des camions et des ressources nécessaires pour traiter vos envois.
– Enlèvements et types de livraison
Les sites d’enlèvements, fréquences et plages de ramassage mais aussi les différents profils des clients à livrer doivent être définis dans le document. Les coordonnées nécessaires sont à figurer dans le cahier des charges.
– Proposition commerciale, grilles tarifaires et surcharges
Une proposition commerciale bien conçue par le transporteur dans le cadre d’ un appel d’offres peut faire une grande différence dans le résultat de l’offre. Elle doit être bien remplie pour répondre aux exigences spécifiques de votre entreprise. Il convient d’indiquer pour chaque combinaison le lieu de livraison / quantité à livrer, le délai de livraison et le prix correspondant du transport ainsi que la grille de prix des éventuelles surcharges.
Au niveau de la surcharge indexation carburant, il vous est possible de choisir l’option la plus adéquate qui répond à vos besoins. Soit le transporteur communique mensuellement au chargeur le taux applicable sur l’indexation carburant, soit il transmet mensuellement l’indice du mois et le taux de surcharge carburant définis par la formule : TSC = X % * ((Im – Ir) / (Ir).
Pour finir, le fichier contenant les différentes propositions tarifaires possède deux onglets distincts à faire remplir par les transporteurs : “surcharges” et “détail par OT” afin que le transporteur puisse comprendre les flux du chargeur.
– Mesure de performance et objectif taux de service
Afin de mesurer les performances économiques, opérationnelles et environnementales, il est nécessaire de mettre en place des revues d’activités régulières. Le chargeur doit alors définir la façon dont il souhaite les recevoir.
Afin de mesurer la qualité de prestation proposée par les transporteurs, ces derniers s’engagent également à respecter le taux de service prédéfini.
Le taux de service se calcule de la manière suivante :
Nombre de livraisons effectuées dans les délais sur la période définie / Nombre de livraisons effectuées en totalité sur la période définie
Dans le cas où ce taux est respecté ou non, votre entreprise doit également définir des conditions.
En conclusion,
Un cahier des charges bien rédigé est la clé de la réussite d’un appel d’offres. Il vous permet de définir vos besoins, d’établir un cadre pour les transporteurs et de sélectionner les meilleurs prestataires selon vos critères spécifiques. Vous pouvez ainsi vous assurer que vos envois sont entre de bonnes mains, et vos clients satisfaits.
Pour connaître les étapes qui suivent pour un appel d’offres, vous pouvez vous référer à notre article ici.
Alors, prêt à vous lancer dans votre appel d’offres de transport ? Contactez-nous dès aujourd’hui pour obtenir de l’aide dans l’élaboration d’un appel d’offres gagnant !
