Rêver de l’appel d’offres transport parfait c’est bien, en faire une réalité, c’est mieux ! On fait le point ensemble sur les zones d’ombres que vous pourriez encore rencontrer avant d’entamer l’incroyable épopée de l’appel d’offres transport.
Phase de réflexion d’un appel d’offres transport:
Un appel d’offres transport ne s’improvise pas. Tout se prépare, y compris le moment auquel on le lancera. Il faut savoir que les transporteurs ont généralement tendance à augmenter leurs tarifs tous les ans, au 1er janvier, pour des questions de rentabilité. Surveillez donc régulièrement les prix du marché pour déterminer le moment où vos transporteurs actuels seront le moins compétitifs.
En premier lieu, il faut chercher à dénoncer vos contrats actuels avec vos transporteurs. Pensez à vous y prendre suffisamment tôt : les contrats de transport comportent toujours un préavis de désengagement de 1 à 4 mois, qui varie selon la durée passée avec vos transporteurs. Cette démarche permettra ainsi de transférer vos flux vers vos nouveaux prestataires sans créer de litige avec vos transporteurs actuels.
Pour aller où l’on veut, mieux vaut savoir d’où l’on vient. Dans un premier temps, il est important de récolter et d’analyser ses flux des 12 derniers mois. Cartographier ces derniers vous permettra de déterminer quelles routes sont les plus souvent empruntées, tout en permettant d’identifier vos besoins selon le type d’expédition. Pendant cette phase, profitez en aussi pour identifier vos KPI de référence (départs et arrivées, quantité, prix, surcharges, délais, CO2…).
Les informations recueillies vous seront essentielles pour constituer un cahier des charges qui correspond au mieux à vos attentes. Pour ce faire, il peut être pertinent de rassembler puis de synthétiser vos statistiques annuelles ainsi que vos factures des derniers mois dans des matrices spécifiques. Divisez-les en fonction des zones géographiques, du poids, ou encore des transporteurs. En détaillant au mieux ces données, les participants pourront plus facilement simuler les coûts réels d’exploitation en vous présentant une offre adaptée à vos besoins.
Phase d’action : lancement de l’appel d’offres transport
Une fois le cahier des charges effectué, vous pouvez enfin vous plonger dans la procédure de l’appel d’offres. Vous recevrez alors progressivement les profils des soumissionnaires. Collecter ces données dans un document Excel permettra de rappeler les règles de l’appel d’offres, tout en proposant des matrices à faire remplir par les transporteurs. Afin d’avoir une vision éclairée sur le profil de chaque candidat, n’oubliez pas de leur réclamer leur grille tarifaire de base ainsi que la liste de toutes leurs surcharges tarifaires possibles.
Cette méthode vous facilitera la tâche puisqu’elle vous permettra de comparer les propositions à vos KPI de référence déjà établis. Pendant cette étape d’analyse de données, les outils de Business Intelligence peuvent vous être d’une grande aide.
Commence alors la phase de présélection : déterminez les meilleurs prestataires selon vos critères essentiels : par zone géographique, par délai de livraison, par tranche de quantité (kg/colis/palette). Souvent, les transporteurs ne sont pas toujours compatibles et compétitifs sur toutes les tranches de quantité.
Une fois cette étape réalisée, il est important de construire votre plan de transport optimum. Au début, il sera essentiel de ne pas changer tous vos transporteurs en même temps afin de sécuriser vos flux. Déterminez aussi le track up sur tous vos flux importants. Enfin, concentrez à termes les volumes vers un nombre limité de transporteurs afin de simplifier le pilotage et de contrôler la dépendance économique avec des petits transporteurs. Rappelez-vous : il est préférable de ne choisir qu’une poignée de prestataires afin de construire au mieux une relation durable et stratégique.
Phase de suivi de l’appel d’offres transport :
Vous avez enfin trouvé chaussure à vos pieds, mais il n’est pas encore temps de lâcher du lest. Une fois les transporteurs sélectionnés, pensez à signer un contrat de collaboration avec chacun d’entre eux. Dans les clauses contractuelles devront figurer les éléments clés de votre cahier des charges afin d’afficher clairement quelles sont vos obligations et vos attentes. A défaut de contrat signé entre les parties, la relation sera encadrée par le “contrat type général”, applicable au transport routier des marchandises.
Maintenant que votre plan de transport est valide, il devient essentiel de communiquer avec les acteurs internes et externes de votre chaîne logistique afin de signaler la nouvelle organisation. N’hésitez pas non plus à créer des tableaux de bords opérationnels simples et clairs dans le but de bien faire appliquer les consignes par le service chargé des expéditions.
Malgré toutes ces bonnes résolutions, n’oublions pas la réalité : la relation avec vos transporteurs sera souvent loin d’être un long fleuve tranquille. En effet, après avoir réalisé votre appel d’offres, il restera important de garder un œil sur vos premières factures et sur l’évolution de vos KPI de référence. Vous pourriez rencontrer des écarts de facturation alors même que vous aviez stipulé des conditions précises dans le contrat.
Phase d’optimisation (optionnel)
Et si par malheur vous constatez à l’avenir des écarts récurrents sur vos factures de transport, vous pourrez décider d’opter pour une solution qui mesure la performance de vos transporteurs. En amont, il vous sera donc possible de définir des indicateurs de performance, afin de mesurer les délais de livraisons moyens ou encore le taux de service de vos prestataires (nombre de livraisons réalisées dans le temps, comparé au nombre total de livraisons).
Aujourd’hui, certaines plateformes digitales vous permettent de simplifier la mise en relation avec vos transporteurs en vous proposant de gérer des appels d’offres ou encore de suivre les expéditions en temps réel.
Pour arriver à un plan de transport optimal, encore faut-il maîtriser ses données de transport. Certaines entreprises peuvent vous accompagner dans cette optique. A ce titre, Fretly est une solution digitale B2B qui collecte, analyse, et simplifie les données de transport. Elle s’adresse aux entreprises qui ont des flux de transport réguliers, eux-mêmes confiés à des transporteurs partenaires.
